Quản lý tài liệu lưu trữ trong sắp xếp tổ chức bộ máy

Thực hiện theo Công văn số 414/BNV-VTLTNN ban hành ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị, tỉnh Phú Thọ triển khai các biện pháp tăng cường quản lý văn thư lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương, góp phần bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

Đoàn công tác của Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp nhận bàn giao tài liệu tại cụm xã Tây Cốc, Phú Lâm, Ca Đình (huyện Đoan Hùng)

Vẫn còn những khó khăn

Theo quy định, toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó; trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản tại kho lưu trữ của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của đơn vị hành chính trước khi sắp xếp.

Theo công văn hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có trách nhiệm tiếp nhận, phối hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính tiếp tục bảo quản tại chỗ hoặc tạm thời bảo quản tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu trên địa bàn tỉnh và bàn giao tài liệu theo thẩm quyền quản lý cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Cán bộ phải soi đèn để đánh dấu hòm tài liệu trong kho lưu trữ

Tuy nhiên, thực tế tại nhiều địa phương, công tác quản lý tài liệu lưu trữ vẫn còn nhiều khó khăn cần giải quyết. Tại UBND xã Bằng Doãn (huyện Đoan Hùng), tài liệu của cụm xã Bằng Luân, Bằng Doãn, Phúc Lai được lưu trữ trong căn phòng có diện tích 20m². Do không mua được thùng tôn, nhiều tài liệu phải đóng vào bao tải xếp chồng chất lên nhau. Cán bộ lưu trữ khá khó khăn, vất vả khi phải tìm từng bao tài liệu để đối chiếu, thống kê theo danh mục.

Khó khăn về cơ sở vật chất và điều kiện bảo quản tài liệu còn là tình trạng của cụm các xã Tây Cốc, Phú Lâm, Ca Đình. 102m tài liệu cũng được gói ghém tạm trong các thùng tôn, thùng gỗ, bao tải chất chồng lên nhau trong gác xép rộng 15m² phía trên hội trường của UBND xã Tây Cốc.

Không chỉ với tài liệu của cấp xã, tài liệu của cấp huyện trước khi dừng hoạt động cũng được kiểm kê, bó gói và bàn giao cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp nhận, niêm phong và vẫn tiếp tục phải bảo quản, lưu trữ tại các kho, phòng làm việc của các phòng, ban của huyện, thành thị vì hiện nay, tỉnh tạm thời chưa bố trí được phòng kho và trang thiết bị bảo quản.

Nâng cao trách nhiệm

Tài liệu lưu trữ không chỉ là nguồn tài nguyên thông tin; là bằng chứng về hoạt động của Đảng, Nhà nước, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng qua các thời kỳ lịch sử của Việt Nam mà còn là nguồn tư liệu lịch sử quý báu phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành, tra cứu và nghiên cứu sau này. Tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn trong các lĩnh vực của đời sống xã hội.

Cán bộ tiếp nhận bàn giao phải đối chiếu, thống kê theo danh mục của cơ sở, đảm bảo đủ tài liệu mới tiến hành niêm phong

Trong quá trình đi tiếp nhận bàn giao, nhiều địa phương lãnh đạo địa phương quan tâm, trách nhiệm đã chỉ đạo các bộ phận ở địa phương thống kê, phân loại, sắp xếp, bó gói tài liệu đúng với hướng dẫn; bố trí phòng kho đảm bảo bảo quản an toàn tài liệu. Nhưng cũng có những địa phương do điều kiện cơ sở hạ tầng thiếu thốn, chưa bố trí được phòng, kho đáp ứng yêu cầu bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ.

Về hướng xử lý đối với số tài liệu tiếp nhận, đồng chí Nguyễn Phương Sinh - Phó Giám đốc phụ trách Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh cho biết: “ Sau khi tiếp nhận bàn giao, Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh tiến hành niêm phong kho, toàn bộ tài liệu lưu trữ được bảo quản tại chỗ theo quy định. Đối với tài liệu lưu trữ của cấp xã, sau khi xã, phường mới được thành lập, đi vào hoạt động, Trung tâm Lưu trữ lịch sử sẽ tổ chức bàn giao lại cho xã, phường mới toàn bộ tài liệu của các xã, phường, thị trấn để quản lý và xử lý theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Đối với tài liệu lưu trữ của cấp huyện, Trung tâm Lưu trữ lịch sử sẽ tham mưu Đề án chỉnh lý và số hoá toàn bộ tài liệu của cấp huyện để lưu trữ theo quy định”.

Niêm phong kho để tài liệu

Đến nay, Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh đã cơ bản hoàn tất tiếp nhận bàn giao, niêm phong tài liệu đã hoàn thành của 13/13 huyện, thành, thị. Với những hồ sơ, tài liệu của cấp huyện, cấp xã còn đang triển khai sẽ tiến hành tiếp nhận bàn giao, niêm phong xong trước 1/7.

Với vai trò vô cùng quan trọng, các địa phương cần nâng cao hơn nữa trách nhiệm trong công tác quản lý lưu trữ tài liệu, thể hiện sự trân trọng lịch sử, tuân thủ nghiêm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

Thùy Trang