Miễn giấy phép lao động tại Việt Nam: Ai đủ điều kiện?

Không phải người nước ngoài nào làm việc tại Việt Nam cũng cần giấy phép lao động. Nhưng theo Luật sư Lê Hoàng Chương, CEO & Luật sư Trưởng của Lê & Trần, phần lớn vướng mắc không nằm ở việc ai đủ điều kiện được miễn, mà ở một điểm khác: Được miễn giấy phép không có nghĩa là được miễn thủ tục. Một trường hợp miễn hợp pháp vẫn có thể thành vi phạm nếu bước làm thủ tục kèm theo bị bỏ sót.

Pháp luật đã thay đổi từ tháng 8/2025

Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 7/8/2025, thay thế hoàn toàn Nghị định 152/2020 và Nghị định 70/2023 sửa đổi.

Điều này có ý nghĩa thực tế, vì phần lớn hướng dẫn còn lưu hành mô tả cơ chế cũ. Nếu doanh nghiệp đang dựa vào tài liệu nhân sự soạn trước tháng 8/2025, giả định an toàn là chúng đã lạc hậu: các diện được miễn, ngưỡng vốn góp và các bước thủ tục đều đã thay đổi.

Ai đủ điều kiện được miễn

Nghị định 219 công nhận 15 trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động, có thể nhóm theo tình huống thực tế.

Chủ sở hữu doanh nghiệp và lãnh đạo cấp cao. Gồm chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn và chủ tịch hoặc thành viên hội đồng quản trị của công ty cổ phần, với điều kiện vốn góp đạt ít nhất 3 tỷ đồng.

Người lao động ngắn hạn và theo dự án. Diện được dùng rộng rãi nhất là người lao động có mặt dưới 90 ngày trong một năm dương lịch, tính từ ngày 1/1 đến ngày 31/12, bao trùm việc lắp đặt, chạy thử, đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật khẩn cấp và tư vấn ngắn hạn. Cũng thuộc nhóm này là người nhập cảnh dưới 3 tháng để cung cấp một dịch vụ hoặc xử lý một vấn đề kỹ thuật phức tạp mà chuyên môn trong nước không giải quyết được.

Một chi tiết khiến nhiều doanh nghiệp vướng mắc: 90 ngày tính cộng dồn cả năm, không phải theo từng chuyến. Nghị định 219 đã thay thế quy định cũ, vốn cho phép các đợt lưu trú dưới 30 ngày và tối đa 3 lần một năm. Một nhà quản lý sang họp hội đồng quản trị hằng tháng vẫn trong giới hạn; một chuyên gia tư vấn trong hợp đồng liên tục 100 ngày thì không. Rủi ro là mất theo dõi: Một nhiệm vụ bắt đầu như chuyến công tác ngắn rồi kéo dài vượt mốc cộng dồn sẽ sang diện phải có giấy phép.

Điều chuyển trong nội bộ doanh nghiệp. Áp dụng cho người lao động điều chuyển nội bộ trong một doanh nghiệp thuộc các ngành dịch vụ Việt Nam đã cam kết quốc tế, kèm điều kiện về thời gian làm việc trước đó tại pháp nhân nước ngoài. Đây là con đường phổ biến của các tập đoàn đa quốc gia.

Các ngành ưu tiên, một bổ sung mới. Diện miễn dành cho người lao động được cơ quan có thẩm quyền xác nhận làm việc trong các ngành phát triển ưu tiên: tài chính, khoa học và công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia. Với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài trong lĩnh vực công nghệ và hạ tầng số, đây là con đường mới không có trong nghị định cũ.

Các diện đã có từ trước. Các diện còn lại kế thừa những trường hợp miễn lâu nay, trong đó có: luật sư nước ngoài được cấp phép hành nghề tại Việt Nam; một số phóng viên được Bộ Ngoại giao chấp thuận; người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và đang cư trú tại Việt Nam; học sinh, sinh viên và thực tập sinh theo thỏa thuận đủ điều kiện.

Nếu tình huống không thuộc rõ ràng vào nhóm nào, giả định an toàn là cần có giấy phép. Các diện được định nghĩa hẹp và gần giống một diện không đồng nghĩa với đủ điều kiện.

Cái bẫy: Được miễn giấy phép không phải là được miễn thủ tục

Theo Nghị định 219, các trường hợp miễn chia thành hai nhóm và biết nhóm nào áp dụng chính là toàn bộ vấn đề.

Nhóm cần giấy xác nhận. Với phần lớn các diện, người sử dụng lao động phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động trước khi người lao động bắt đầu làm việc. Quy trình nhẹ hơn hồ sơ xin giấy phép đầy đủ, xử lý khoảng 5 ngày làm việc thay vì 10 ngày, nhưng vẫn bắt buộc. Giấy xác nhận có thời hạn tối đa 2 năm, gắn với thời hạn hợp đồng và được gia hạn 1 lần thêm tối đa 2 năm.

Nhóm chỉ cần thông báo. Người lao động ngắn hạn dưới 90 ngày 1 năm không cần giấy xác nhận, nhưng doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền ít nhất 3 ngày làm việc trước khi bắt đầu. Chủ sở hữu và thành viên hội đồng quản trị có vốn góp trên ngưỡng 3 tỷ đồng cũng thuộc nhóm này.

Thất bại xảy ra khi doanh nghiệp kết luận đúng rằng người lao động của mình được miễn, rồi kết luận sai rằng không có gì phải làm. Người lao động bắt đầu làm việc, không giấy xác nhận nào được xin, không thông báo nào gửi đi. Doanh nghiệp nay đã vi phạm, không vì người lao động không đủ điều kiện, mà vì bước làm thủ tục bị bỏ qua. Việc được miễn là có thật; việc tuân thủ pháp luật lao động thì không.

Vì sao ngưỡng 3 tỷ đồng đáng được chú ý riêng

Chủ sở hữu hoặc thành viên hội đồng quản trị nước ngoài có vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên vẫn được miễn. Dưới con số đó, người đó nhìn chung được coi là người lao động nước ngoài cần có giấy phép, dù được giảm bớt một số bước thủ tục.

Với nhà đầu tư đang cấu trúc phần sở hữu có tính đến sự thuận tiện về xuất nhập cảnh, con số đó không phải chi tiết nhỏ. Đó là ranh giới giữa việc được miễn và nghĩa vụ phải có giấy phép, và nên được hiểu rõ trước khi cấu trúc được thiết lập.

Được miễn giấy phép không phải là có thị thực

Một hiểu nhầm phổ biến là coi việc được miễn giấy phép lao động là điểm kết thúc của vấn đề xuất nhập cảnh. Người được miễn vẫn cần cơ sở pháp lý đúng để nhập cảnh và lưu trú.

Người lao động được miễn có giấy xác nhận nhìn chung được bảo lãnh theo thị thực LĐ1, khác với thị thực LĐ2 dành cho người có giấy phép đầy đủ. Doanh nghiệp cho rằng được miễn nghĩa là không có thủ tục xuất nhập cảnh nào thường phát hiện khoảng trống này tại cửa khẩu, thời điểm tốn kém để nhận ra.

Làm sai thực sự tốn kém những gì

Hậu quả của một bước đi sai rơi vào người sử dụng lao động, không chỉ người lao động. Việc dựa vào một trường hợp miễn mà không hoàn tất giấy xác nhận hay thông báo kèm theo đặt doanh nghiệp trước các chế tài hành chính, trong trường hợp nghiêm trọng hơn là việc người lao động buộc phải rời Việt Nam. Một người lao động phải dừng công việc giữa dự án là sự gián đoạn lớn hơn nhiều so với công sức mà thủ tục đúng đã cần.

Làm đúng là một bài toán tuân thủ

Diện được miễn phải thực sự phù hợp. Thủ tục đúng, giấy xác nhận hay thông báo, phải hoàn tất trước khi người lao động bắt đầu. Số ngày phải được theo dõi ở những trường hợp dựa vào một diện miễn theo thời gian. Và toàn bộ việc phân tích phải đối chiếu với Nghị định 219, không phải khung pháp lý đã bị thay thế.

Khi một tình huống nằm ở ranh giới, việc cùng một luật sư lao động xác nhận vị thế trước khi người lao động bắt đầu đáng giá hơn việc phải bảo vệ nó sau đó.

Tại Lê & Trần, đội ngũ lao động và việc làm tư vấn cho các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài về giấy phép lao động, các trường hợp miễn và nghĩa vụ tuân thủ đi kèm. Có thể liên hệ qua địa chỉ info@letranlaw.com.

------------

GHI CHÚ TÁC GIẢ

Luật sư Stephen Le (Lê Hoàng Chương) là CEO và Luật sư trưởng của Lê & Trần, hãng luật có trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh và chi nhánh tại Hà Nội. Đội ngũ lao động và việc làm của Lê & Trần chuyên tư vấn cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài về giấy phép lao động, tuân thủ pháp luật lao động và tranh chấp lao động.